Beberapa bulan terakhir ini saya kan rajin virtual meeting baik dengan para rekan satu tim atau dengan klien, lalu saya mendapati beberapa temuan sifat orang-orang saat rapat, khususnya rekan satu tim. Ketika kami regroup daily atau beberapa hari sekali, mereka itu hampir tidak pernah membuka kamera, padahal menurut saya buka kamera itu penting meski hanya sebentar. Itu sebagai tanda bahwa dia memang hadir dan serius dalam diskusi ini.

Lain waktu, ketika rapat dengan klien atau calon klien, ada anggota tim yang suka nanya, “Kita buka kamera, gak?” Lho kok itu juga harus ditanya ya, kan secara etika kita pun tahu saat bertemu calon klien tentu sebaiknya kita juga buka kamera agar bisa saling mengenal. Bagaimana bisnis mau deal kalau tidak membuka kamera? Toh kalau rapat offline pun kita kan akan saling melihat wajah.

Jadi, ternyata ya tidak semua orang merasa perlu dan merasa penting soal menyalakan kamera ini, padahal seperti halnya kita rapat tatap muka, rapat online pun memiliki etika. Etika virtual meeting itu salah satunya ya menyalakan kamera.

4 Alasan Kenapa Kita Harus Menyalakan Kamera Saat Virtual Meeting

Ayolah, menyalakan kamera saat virtual meeting bukan dosa, kok. Meskipun gara-gara pandemi banyak orang yang memilih meeting dengan baju santai alias baju rumah, tapi alasan berikut kenapa sebaiknya kamera harus nyala penting diketahui.

1. Kamera menyala akan membantu kita jadi lebih terhubung dengan rekan kerja.

Tidak semua orang terbiasa dengan format konferensi video. Ini karena kebiasaan kalau rapat offline di dalam ruangan, itu okelah saling tatap, tapi kalau video call entah kenapa masih dianggap mirip dengan audio call. Padahal kamera menyala itu akan sangat membantu kita benar-benar terkoneksi dengan rekan kerja kita, terlepas dari apakah kita tinggal sendirian di kos, atau suasana rumah yang ada suara anak-anak. Memiliki hubungan sosial dengan rekan kerja adalah kunci kompaknya tim dan persahabatan. Bayangkan bagi yang selama ini kerja bareng, lalu berbulan-bulan tidak ketemu, tentu tanpa saling tatap buka, rasa kedekatan dan semangat kerja tim itu menurun. Saya, sudah dua bulan ini kerja dengan tim yang semuanya belum pernah bertemu offline, namun karena kami rutin saling membuka kamera, semangat kerja tim itu pun tetap terjaga.

2. Menunjukkan dan meningkatkan keterlibatan kita dalam rapat

Masih ingat kan bagaimana ketika kita dulu rapat offline, kita datang tepat waktu, membawa laptop, buku dan pulpen, mungkin juga membawa tumbler minum sendiri. Lalu kegiatan kita saat rapat akan menunjukkan bahwa kita memang hadir dan terlibat di rapat itu. Kita serius memperhatikan dan memberi masukan karena kita tahu semua orang juga serius dan mereka pun memperhatikan lawan bicara.

Saat kita menyalakan kamera, ini akan menunjukkan dan juga membantu meningkatkan keterlibatan kita dalam rapat. Kita bisa melakukan kontak mata dengan lawan bicara, dan ini sangat membantu agar pikiran kita tetap konsentrasi. Bayangkan kalau kamera dimatikan, fokus kita bisa menurun dan kita terdistract oleh ponsel.

3. Komunikasi non-verbal yang tertangkap saat kamera menyala dapat meningkatkan efektivitas rapat

Bagi yang sering harus pitching di depan calon klien, maka pasti bisa merasakan manfaatnya saat kamera dinyalakan. Bila kita berada di posisi yang mengajukan proposal, maka kita bisa melihat langsung reaksi dari calon klien apakah mereka tertarik atau tidak dengan jualannya kita. Begitu juga bila kita berada di posisi sebaliknya, misalnya saat kita mendapatkan brief dari atasan, maka ekspresi wajah kita bisa cukup memberikan reaksi atas perhatian dan keterlibatan kita saat menerim brief. Ekspresi-ekspresi non verbal ini sebenarnya sangat efektif dalam sebuh rapat.

4. Begitu kita menyalakan kamera, kita akan memaksa diri untuk mengikuti rutinitas

Sejak pandemi dan segala-galanya dilakukan dari rumah, banyak yang belum bisa move on dari “enaknya kerja di rumah”, yang artinya kita malah terus-terusan santai kerja pakai baju rumah atau piyama. Ayo siapa di sini yang begitu bangun pagi tidak pakai mandi, lalu buka laptop dan kerja? Eh ada tuh satu teman saya yang memang jarang mandi, jadi bangun pagi sudah langsung mengurus anak lalu buka laptop. Tapi menurut saya, produktifitas akan berbeda ketika kita duduk di depan laptop dalam kondisi yang proper seperti layaknya pergi bekerja. Manusia suka dengan rutinitas, jadi kalau kita tahu bahwa kita akan menyalakan kamera saat rapat dengan grup besar, maka kita akan mulai membuat rutinitas kecil setiap hari: bangun pagi dan mandi bersih, mengenakan pakaian yang pantas, lalu menyesap kopi dan menghabiskan sarapan, kemudian bersiap di depan kamera yang menyala. Tadaaa. Hal-hal sederhana ini akan membantu kita merasa lebih produktif dan siap menghadapi hari.

Namun, ada situasi dimana kita memang sebaiknya mematikan kamera.

Contohnya, anak kita mendadak rewel dan minta dibujuk, atau kita dipanggil sama anggota keluarga di rumah. Di saat ini memang sebaiknya kita mematikan kamera agar lawan bicara kita di sana pun tidak terganggu oleh visual dari kita.

Aturan main mematikan kamera saat virtual meeting:

• Minta ijin pada peserta bila memang kondisi sangat tidak kondusif untuk menyalakan kamera atau bila kamera memang rusak
• Hanya jika sudah sangat kenal dengan para anggota rapat, namun tetap utarakan ijin sebagai sopan santun
• Dalam acara virtual talk show atau webinar, karena ini komunikasi satu arah yang akan berjalan selama waktu yang cukup lama.

Baca juga: Cara Menghemat Kuota Internet saat Video Conference

Menurut Science Project,  kapasitas manusia untuk menyimpan informasi visual yang kompleks sangat luar biasa, karena itu ketika informasi disajikan secara visual sebenarnya itu akan disimpan dua kali: sekali dalam “kode” visual dan sekali dalam kode pendengaran. Hasilnya pasti akan lebih baik, jadi ketika kita akan menggali memori akan suatu informasi, memori visual dan pendengaran ini akan saling menguatkan.

Ya sud, ayo dibuka ya kameranya kalau lagi rapat online. Jangan ragu PIN banner di bawah ini untuk share artikel ini.

-zd-