Kita semua sama-sama sedang mencari cara bagaimana sih membuat har-hari kita berjalan dengan mudah dan lancar. Pekerjaan, atau bisnis, urusan rumah, dan kita ingin bisa tetap produktif. Seringkali saat hari sudah berakhir, kita baru tersadar bahwa ternyata hari ini tidak banyak hal yang bisa kita selesaikan dan kita merasa tidak produktif seharian.

Sebenarnya tidak ada jalannya untuk menjadi produktif karena ini semua tergantung pada niat dan tekad. Karena itu di artikel kali ini, kami mencoba merangkum tips bagaimana agar bisa produktif dan semangat menjalani hari.

1. Mengisi Waktu Perjalanan secara Produktif

Sekarang saat kita sudah beralih dari wfh ke wfo lagi, kita akan mulai sibuk dengan perjalanan pergi dan pulang. Gunakan waktu di antaranya, mungkin 10-15 menit untuk mendengarkan podcast terbaru, atau membaca berita. Ini adalah waktu yang sengaja kita gunakan untuk memulai dan mengakhiri hati, dan kita akan merasa puas karena menggunakannya dengan baik.

2. Rutin Bersihkan Email

Ya, bersihkan email-email yang tidak perlu. Hapus draf yang menumpuk, hapus email-email kupon yang jelas tidak akan kamu belanjakan. Saya orang yang rajin membersihkan email. Biasanya saya menggunakan hari Jumat untuk mengecek semua, melakukan archive, lalu berhenti berlangganan (kita tahu kan, suka ada saja email masuk padahal kita tidak pernah subscribe). Saat yakin bahwa tidak ada pendingan di email pribadi maupun email kantor, ini akan membawa kita siap menghadapi akhir pekan dengan penuh semangat.

3. Gunakan Metode Pomodoro

Model timer yang jadi favorit banyak orang. Terbukti otak kita terasa lebih segar dan fokus saat kita bisa bekerja secara burst. Setel pengatur waktu, pilih proyek mini atau tugas, lalu berikan diri kamu jeda untuk mengisi ulang energi.

4. Jangan Buru-Buru Buka Email di Pagi Hari

Tidak semua orang bisa seperti ini, tapi coba dulu selama satu minggu dan lihat apa pengaruhnya terhadap produktitivitas kamu. Biasanya setiap pagi kita memiliki kecenderungan alami untuk ingin merespons dan mengerjakan tugas begitu melihat email. Duh ini saya banget, dan saya sampai harus menyadari bahwa inbox itu tidak seharusnya mengendalikan diri. Akhirnya saya berusaha membuat jadwal periksa email di pagi hari itu di jam berapa, dan tentunya tidak begitu langsung bangun tidur. Ini agar bisa memulai hari dengan prioritas.

5. Prioritaskan Tugas

Kedengarannya mudah, tapi tidak selalu begitu. Untuk benar-benar memprioritaskan, jangan hanya membuat daftar tugas yang perlu dilakukan. Alih-alih, pikirkan harimu sebagai satu set blok bangunan yang semuanya harus cocok satu sama lain. Apa ya yang perlu dilakukan terlebih dahulu untuk membuat sisa hari atau minggu berjalan lebih baik? Menggunakan metode penentuan prioritas yang lebih terhubung ini juga membantu kita mengatasi beberapa hambatan yang kita miliki di sekitar tugas-tugas yang cukup berat.

6. Memahami Zona Kerja

Mencocokkan jenis pekerjaan yang perlu dilakukan dengan tempat di mana kita melakukannya adalah tips produktivitas yang sangat besar. Seperti apakah bila kita duduk di teras depan dengan secangkir kopi cukup mengeluarkan ide kreatif. Kamu harus tahu kapan dan di mana kamu berada dalam kondisi terbaik untuk berbagai tugas yang kamu punya sehingga dapat membantu meningkatkan produktivitas dan membantu keseimbangan kehidupan kerja kamu juga.

7. Coba Setting Pesan “Out of Office” dengan kreatif

Saat saya masih kerja, saya suka memasang pesan ini di email kantor. Inilah bagusnya bila kita berkomunikasi rutin via email. Kita bisa menentukan waktu kapan kita sedang tidak ada di tempat atau kita sedang sibuk dengan proyek lainnya.

*Masalahnya sekarang ini semua orang terbiasa berkomunikasi via WhatsApp, yang seakan membuka kesempatan bagi setiap orang untuk masuk ke urusan pribadi. Well, saran saya bila kita memiliki grup koordinasi dalam sebuah social media, jangan ragu untuk menginformasikan di setiap akhir minggu, target akan diberikan pada team di hari apa. Jangan biarkan mereka mendrive terlalu jauh siang dan malam ke nomor WA.

8. Pada Malam Sebelumnya Kamu Bisa Mulai Membuat Skenario untuk Hari Esok

Membuat skenario, lebih dari sekadar perencanaan. Saat kamu membuat skenario bahwa besok akan seperti apa kegiatannya dan kemudian apa yang harus dilakukan bila ada gangguan atau hal lainnya, secara mental kamu telah mempersiapkan diri untuk bongkahan energi dan usaha yang kamu perlukan sepanjang hari. Misal, apakah kalau kamu pindahkan rapat grup koordinasi ke pagi hari, kamu jadi lebih segar dan semangat. Lalu kalau kamu tidak bisa menjemput anakmu, apakah kamu bisa mengandalkan asisten untuk menjemput? Membuat skenario dan penilaian dari setiap skenario pada malam sebelum jadwal penuh, akan memberi kamu lebih banyak pilihan untuk mengelola dan mengatur ulang hari itu.

9. Aktifkan Fitur Focus On di Handphone Kamu

Sekarang setiap ponsel rata-rata memiliki fitur untuk mengatur agar ponsel tidak selalu mengganggu kegiatan kita. Fitur “Focus” pada smartphone memiliki macam menu mulai dari “Driving”, “Sleep”, hingga “Work”. Atur untuk “Work” ini mulai dari jam berapa ke jam berapa kamu ingin mulai bekerja fokus tanpa gangguan. Kamu tidak akan terganggu dengan pesan instan, atau notif-notif dari media sosial selama jam fokus kamu.

10. Luangkan Waktu untuk Self-Care and Chill

Self-care and chill ini adalah yang dibutuhkan setiap orang untuk membuat diri lebih fresh dan bersemangat. Yang bisa dilakukan setiap hari katakanlah menikmati kopi langsung dari mesin kopi yang kamu sediakan di kantor (seperti yang dulu saya dan teman saya simpan di kantor), keluar dari kantor dan menikmati jalan kaki di sekitarnya (yang mungkin berlaku hanya pada mereka yang berkantor di sekitar central-business yang memang sudah bagus lahan hijaunya). Intinya adalah untuk mengidentifikasi hobi baru atau hal untukmu yang menghasilkan perasaan baik dan pastikan kamu dapat mempertahankannya.

11. Ikuti Natural Habbit Kamu

Beberapa dari kita adalah orang yang bangun pagi. Beberapa dari kita tidak. Sering dong melihat video-video yang beredar di media sosial tentang perempuan-perempuan yang sudah bangun pagi lalu minum jus sayuran dan melakukan yoga, tapi mungkin itu tidak berlaku untuk semua orang. 🙂

Kamu sendiri yang tahu ritme kamu sendiri, kamu tahu kapan kamu punya enerji yang cukup untuk semua tugas kamu. Sesuaikan dengan itu.

12. Berani Bilang “Nanti Dulu”

Ini mungkin pendekatan lain yang berlawanan dengan produktivitas, tetapi maksudnya di sini adalah agar kamu bisa fokus pada prioritas. Bila ada yang datang ke kamu dengan sebuah proyek dan kebutuhan baru, coba cek ulang daftar yang harus kamu kerjakan, dan sampaikan pada mereka apa yang membuat proyek itu harus menjadi prioritas dan akan mengambil banyak waktumu.

13. Temukan Sistem Perencanaan yang Sesuai Untuk dirimu

Tidak mungkin kita bisa produktif tanpa sebuah sistem. Bukan berarti kamu harus menggunakan banyak aplikasi, kamu hanya butuh cara agar bisa konsisten mengatur tugas-tugas hidupmu sehingga kamu dapat mencapai tujuan yang penting bagimu. Misal, menggunakan planner cantik dengan post it. Sederhana tapi cukup komprehensif untuk menangani daftar tugas.

14. Tujuan Jangka Panjangmu Perlu Dicicil Dalam Kegiatan Setiap Harimu

Pecahlah tujuan jangka panjang menjadi tujuan-tujuan kecil agar bisa dicapai. Memiliki tujuan jangka panjang untuk memiliki badan yang lebih shape dan sehat? Mulai dengan lari-lari cepat setiap hari selama 10 menit, sudah bisa menempatkan kamu di jalur yang tepat. Menurut  Venture Harbour, membuat capaian kecil setiap harinya akan membantu kita jadi lebih produktif.

15. Kualitas Lebih Penting, Jangan Terburu-buru

Kualitas hampir selalu menang atas kuantitas. Setiap kali kamu menemukan dirimu bergerak cepat dengan semua tugas dan proyek, itu adalah pertanda untuk melambat. Kita tidak hanya cenderung membuat kesalahan yang akan membutuhkan lebih banyak waktu untuk diperbaiki dalam jangka panjang, tetapi kita juga melatih diri kita sendiri untuk memenuhi hari-hari kita dan sering kali tidak menyampaikan bahwa yeah jadwal mungkin tidak masuk akal atau kita membutuhkan lebih banyak sumber daya. Kan kamu maunya menyelesaikan pekerjaan dengan baik, bukan dengan cepat tapi kurang baik. Yeah kalau kamu adalah pegawai kantoran yang bergantung pada apa perintah bos, kamu mungkin harus berkutat lebih lama di poin  9 dan 13.

16. Menurutmu, Produktif itu Gimana Sih?

Jadi produktivitas bukan tentang melakukan lebih banyak atau lebih cepat. Produktivitas adalah tentang bagaimana melakukan pekerjaan terbaik, penggunaan waktu yang efisien dan sumber daya yang tepat untuk mencapai hasil. Bahkan, bisa melakukan rapat dan mendapat banyak masukan dari partner juga bisa termasuk produktif. Jadi kamu harus menemukan sendiri produktif versi kamu.

sumber: Venture Harbour, ntaskmanager