Ini Nih 3 Cara Andalan Saya Agar Tetap Produktif Saat Kerja

Ketika kemarin salah satu tim saya di kantor mengatakan (dengan sorot kagum yang berusaha dia sembunyikan) bahwa beberapa rekomendasi tonality yang saya berikan padanya benar-benar perfect dan sesuai dengan keinginan yang disampaikan kliennya padanya, saya menoleh dan memandangnya dengan alis mata naik sebelah. Saya bilang, “Lho, ya pasti dong. Masa heran?” Dan semua yang ada di ruangan tertawa.

Itu adalah salah satu momen saat saya selalu membagikan sebanyak mungkin hal yang saya tahu untuk para anggota tim saya yang masih muda-muda itu. Saat kami wfo, saya selalu menyiapkan diri dan juga waktu untuk semua orang, membahas project-project secara detail, dan saya memiliki senjata produktivitas untuk membantu saya tetap fokus setiap hari kerja.

Di antara notifikasi yang berdengung, undangan rapat yang suka datang mendadak, dan godaan untuk membuka Candy Crush atau TikTok di ponsel, ada sistem yang telah saya coba selama beberapa tahun terakhir untuk menyelesaikan sesuatu. Berikut adalah tiga productivity hacks yang saya andalkan setiap hari untuk mencegah saya tersesat:

1. Mengelola daftar tugas saya di buku atau di aplikasi

Saya suka mengkategorikan daftar tugas saya dalam dua bagian, sebagian di aplikasi dan sebagian di buku tulis. Untuk buku, saya punya dua buku catatan, satu adalah planner, untuk menuliskan tugas selama hari itu apa saja, dan semua diberikan kode prioritas. Buku satu lagi, adalah blank paper untuk menuliskan ide-ide dan hasil brainstorming. Saya juga menyediakan post it besar di dalam planner, sebagai tambahan poin-poin penting yang selalu saya tulis. Anyway, ini mengingatkan saya pada beberapa tahun lalu saat masih bekerja di perusahaan konten, sang sekretaris bos yang sering ikut meeting sering tidak membuat minutes of meeting dan karena dia lihat saya selalu mencoret di buku, dia minta notulen ke saya. Waktu itu saya katakan padanya kalau dia tidak akan paham apa yang saya tulis, karena yang saya catat adalah poin-poin yang penting dan ide-ide untuk pekerjaan saya. Who do you think you are? Tugas dia mencatat MoM kok malah nyuruh orang.

Sekarang aplikasi. Saya menggunakan Trello untuk membantu saya mengatur tugas dan target harian pribadi, seperti menulis, lalu juga ada detail manajemen projek dari klien yang mengundang kita untuk bergabung. Namun juga ada Evernote yang lebih komplit untuk sistem manajemen, dan ini sebenarnya saya gunakan di dua tahun terakhir. Namun tahun ini saya memang lebih banyak menggunakan pena di atas kertas, karena ternyata sangat terbukti efektif, semua yang ditulis akan lebih mudah diingat di kepala. Jadi saran saya tetap harus selalu punya planner.

2. Memasang mode FOKUS di iPhone

Ini adalah sistem yang paling saya suka. Menu FOKUS ini membantu kita mengatur izin yang berbeda untuk aplikasi, kontak, dan lainnya. Saya membuat tiga macam penyetelan untuk FOKUS, yang pertama adalah Work, dari jam 8 sampai jam 3 sore selama hari kerja, di mana semua notifikasi akan disembunyikan oleh iPhone, dan akan dimunculkan summary-nya ketika sudah melewati jam tiga. Kemudian ada mode Sleep, ini bertujuan membantu saya mendapatkan tidur berkualitas di malam hari. Dan satu lagi mode Driving. Untuk semua mode ini, ada pengecualian izin notifikasi, yaitu bila ada panggilan telepon dari grup Favorites (isinya nomor anggota keluarga).

Dengan cara ini, saya dapat mengontrol siapa yang memiliki akses ke saya dan kapan waktunya. Saya juga dapat meminimalkan notifikasi konstan yang bisa mencuri perhatian (dan membuang waktu), dan memungkinkan saya untuk memasuki aliran yang lebih produktif selama jam kerja, baik selama kerja di rumah ataupun kerja di kantor.

3. Fokus pada satu tugas sesuai dengan jam-jam saya ON alias sesuai dengan tingkat energi

Monotasking. Meskipun saya memilik banyak daftar tugas di planner, tapi semua tidak akan berhasil dikerjakan sekaligus. Saat bertemu dengan tim di kantor, saya mengatur waktu khusus untuk fokus menyelesaikan satu project, baru melanjutkan ke yang lain. Ini agar energi kita tersalurkan dengan tepat dan tugas bisa diselesaikan dengan cepat pula.

Kemudian, semua yang membutuhkan energi banyak harus diletakkan di jam saat kita merasa energi cukup tinggi. Kalau saya, termasuk morning person, jadi lebih suka membuat rencana kerja dengan energi tinggi di pagi hari. Seperti mengatur semua jadwal rapat di bawah jam 12 siang, lalu bisa lanjut mengerjakan reviu di jam 2 siang. Sore hari saya tidak konsentrasi lagi untuk tugas dengan “kode berat” karena saya ingin bersantai menikmati kopi. Akan tetapi, ketika ada tim yang membutuhkan saya dan itu urgent, saya tetap bisa. Kita tidak bisa menolak peluang uang masuk kan? 🙂

Malam hari, sebelum jam tujuh malam, saya akan mengecek kembali tugas-tugas di hari itu dan membuat jadwal untuk keesokan harinya. Menemukan cara untuk melakukan satu tugas dengan tingkat energi yang tepat, ini sangat membantu saya memanfaatkan jam dan menit saya yang paling produktif.